Aktivitets- og redegjørelsesplikt (ARP)

Alle arbeidsgivere i Norge har en generell plikt til å arbeide aktivt, målrettet og planmessig for likestilling og mot diskriminering. Noen virksomheter er i tillegg forpliktet til å redegjøre for sitt arbeid og jobbe etter en konkretisert arbeidsmetode. Disse er:

• Arbeidsgiver i alle offentlige virksomheter uavhengig av størrelse
• Arbeidsgiver i privat virksomhet med flere enn 50 ansatte
• Arbeidsgiver i privat virksomhet med flere enn 20 ansatte dersom en av arbeidslivets parter i virksomheten krever det

Offentlige virksomheter vil for eksempel si departement, direktorat, fylkeskommunene, kommunene, nemnd, kommunale råd, offentlige universiteter og høyskoler.

Med private virksomheter menes private selskaper og foretak uavhengig av ansvarsform, samt private organisasjoner.

Antall ansatte beregnes ved å se på gjennomsnittet av antall ansatte i løpet av et regnskapsår. Ved beregningen av antall arbeidstakere skal enhver som arbeider minst 20 timer i uka regnes med. Etter ombudets vurdering skal permitterte arbeidstakere telles med som ansatte. Innleide arbeidstakere er ikke ansatt i virksomheten og skal ikke telles med. Sesongarbeidere skal normalt ikke medregnes blant antall ansatte da de ikke oppfyller kravet om minst 20 timer arbeidstid i uken.

Gjelder hver juridisk enhet

Aktivitets- og redegjørelsesplikten gjelder hver juridisk enhet. Hvert rettssubjekt i et konsern må etterleve ARP på selvstendig grunnlag. Morselskap har ikke ansvar for å rapportere etter § 26a for sine datterselskaper. Kravet på hver virksomhet er å rapportere i årsrapport, eller i annet offentlig tilgjengelig dokument. Morselskapets årsrapport vil være «et annet offentlig dokument». Redegjørelsen må da inneholde en vurdering av hvert selskap. Det må også fremgå klart hvilke deler av innholdet som gjelder hvilken virksomhet. Ansvaret ligger dermed på styret i hvert enkelt selskap. Konsernstyret kan dermed ikke behandle likestillingsarbeidet for alle selskapene i et konsern.

Aktivitets- og redegjørelsesplikten gjelder for norske selskap. Hvis tillitsvalgte i en norsk filial med mellom 20 og 50 ansatte ber om det, må filialen redegjøre. Det utenlandske selskapet har ikke en slik forpliktelse.

For å sikre at arbeidstakere og arbeidssøkere får like muligheter er det behov for aktive og målrettede likestillingstiltak. Derfor er alle arbeidsgivere i Norge, selv de minste, pålagt en generell aktivitetsplikt. Dette er beskrevet i § 26 i likestillings- og diskrimineringsloven, første ledd. For alle offentlige arbeidsgivere og alle private arbeidsgivere mellom 20 og 50 ansatte, gjelder en spesifisert og konkret plikt. Denne er beskrevet i Likestillings- og diskrimineringsloven § 26, annet ledd. Virksomhetene som er omfattet av aktivitetsplikten skal:

• A) Undersøke om det finnes risiko for diskriminering eller andre hindre for likestilling
• B) Analysere årsaker til identifiserte risikoer
• C) Iverksette tiltak som er egnet til å motvirke diskrimineringen og bidra til økt likestilling og mangfold i virksomheten
• D) Vurdere resultatet av arbeidet etter bokstav a –c

Arbeidsgivere som en del av bokstav a, skal også gjøre en lønnskartlegging. Det skal også kartlegges ufrivillig deltid hvert annet år. Det er bestemte diskrimineringsgrunnlag og områder arbeidsgivere skal jobbe med.

Aktivitetsplikten omfatter i dag følgende grunnlag

• kjønn
• funksjonsnedsettelse
• seksuell orientering
• kjønnsidentitet
• kjønnsuttrykk
• religion og livssyn
• etnisitet
• omsorgsoppgaver
• graviditet
• foreldrepermisjon og adopsjon

Arbeidsgiverne skal også arbeide for å forhindre kjønnsbasert vold, trakassering og seksuell trakassering, og sammensatt diskriminering.

Vurderingen av risiko og hindre skal gjøres på følgende områder

• Rekruttering
• Lønns- og arbeidsvilkår
• Forfremmelse
• Utvikling/opplæring
• Tilrettelegging
• Kombinasjon av arbeid og familieliv

Redegjørelsesplikten gir både en offentlig dokumentasjon av arbeidet som er gjort og status for likestillingen. Den gir et grunnlag for å jobbe målrettet. Redegjørelsen skal gis i årsberetning eller annet offentlig dokument. Hvis redegjørelsen gis i annet offentlig dokument, må det henvises til i årsberetningen. Bufdir har laget informasjon om redegjørelsesplikten og en eksempelmal for likestillingsredegjørelse som du kan lese mer om her.

Det er arbeidsgiver som har ansvaret for å skrive likestillingsredegjørelsen. I virksomheter som har et styre, har styret et ansvar for at redegjørelsesplikten oppfylles. Hvor omfattende omtalen skal være må tilpasses virksomhetens størrelse. En virksomhet med 5000 ansatte har høyere krav til innhold enn en virksomhet med 50 ansatte. Det forventes også mer av offentlige virksomheter enn av private virksomheter.

Alle virksomheter som arbeider etter metodikken i § 26 bokstav a til d, skal redegjøre for to ting:

• Del 1: faktisk tilstand for kjønnslikestilling i virksomheten
• Del 2: arbeidet de har gjort for å oppfylle aktivitetsplikten

Minimumskravet i redegjørelsens del 1

• Kartlegging av antall menn og kvinner i virksomheten
• Andel kvinner og menn som jobber deltid
• Andel kvinner og menn som jobber i midlertidige stillinger
• Uttak av foreldrepermisjon fordelt på kvinner og menn

Dette skal rapporteres årlig. I tillegg skal det minst annethvert år rapporteres om resultatene av lønnskartlegging 1 og kartlegging av ufrivillig deltid.

Skal du jobbe med kjønnslikestilling i en større virksomhet? Da kan det være lurt å si noe om andel kvinner og menn på ulike ledernivå og stillingsnivå.

Hovedregelen er alt som er mindre enn 100 prosent stilling er en deltidsstilling. Vi anbefaler dere å vise frem andelen av kvinner og menn som jobber hhv. heltid og deltid. På denne måten blir det mulig å sammenlikne deltidsandelen mellom kvinner og menn. En person som er 50 prosent ufør kan sies å jobbe 100 prosent av sin kapasitet. Dette selv om vedkommende jobber bare tilsvarende en 50 % stilling. I denne sammenhengen er det likevel vår anbefaling at vedkommende regnes med blant deltidsansatte. Kartleggingen av ufrivillig deltid som skal gjøres minst annethvert år, vil vise at årsaken er helse og at det ikke gir noen ufrivillig deltidsproblematikk. Det vil nok ofte være fornuftig å holde slike ansatte utenfor oversiktene som gjelder deltid. Dere må som arbeidsgiver passe på å ikke publisere tall og helseopplysninger som kan spores tilbake til en enkelt ansatt.

Når det gjelder rapportering på uttak av foreldrepermisjon er lovkravet simpelthen uttak av foreldrepermisjon delt på kvinner og menn. Gjennomsnittstallet for antall uker for kvinner og menn i et kalenderår vil kunne være misvisende. Dette fordi ansatte ofte vil ha permisjon som strekker seg fra et år til et annet. Vår anbefaling er at permisjon tatt ut av medmor, telles som permisjon tatt ut av kvinner. For eventuell permisjon tatt ut av ikke-binære, vil det være riktig for rapporteringen å plassere vedkommende etter sitt juridiske kjønn. Dette følger av lov om endring av juridisk kjønn § 6. Der står det at juridis kjønn skal legges til grunn ved anvendelsen av andre lover og forskrifter.

Arbeidsgiver må kartlegge ufrivillig deltid for å fremme en heltidskultur og likestilling i arbeidslivet. Med ufrivillig deltid menes deltidsarbeid der stillingsinnehaver ønsker og er tilgjengelig for å jobbe mer. Hvis du ser høy andel av ufrivillig deltid gjennom en medarbeiderundersøkelse, må du vurdere å iverksette konkrete tiltak. Den enkelte virksomhet må selv vurdere hvilke tiltak det er behov for etter en analyse av situasjonen. Vår anbefaling er at kartleggingen gjennomføres ved å spørre om årsaken til deltid. Spør også om den deltidsansatte ønsker å jobbe mer eller mindre. Din virksomhet kan ta med andre forhold som kan ha påvirkning på likestillingen mellom kjønn i din virksomhet. Dette kan være alt fra sykefravær til kompetansehevende tiltak i virksomheten. Det viktigste er du skriver om faktorer som er relevante og hensiktsmessige for å kunne vurdere graden av kjønnslikestilling.

Redegjørelsens del 2

I denne delen av redegjørelsen skal du som arbeidsgiver redegjøre for hvordan du jobber med aktivitetsplikten på alle diskrimineringsgrunnlag. Det skal ikke være kun kjønn som i del 1. Da snakker vi om:

• kjønn
• graviditet
• permisjon ved fødsel eller adopsjon
• omsorgsoppgaver
• etnisitet
• religion
• livssyn
• funksjonsnedsettelse
• seksuell orientering
• kjønnsidentitet og kjønnsuttrykk

Du skal beskrive hvordan du jobber med rekruttering, lønns- og arbeidsvilkår, forfremmelse, utviklingsmuligheter/opplæring, tilrettelegging og kombinasjon av arbeid og familieliv. Det er vesentlig at redegjørelsen viser hvem som er med i dette arbeidet. Redegjørelsen skal også si noe om hvordan dere jobber for å identifisere risiko for diskriminering og hindre for likestilling. Det er noen absolutte krav til hva redegjørelsen skal dekke.

Redegjørelsen skal inneholde opplysninger om retningslinjer, prinsipper, prosedyrer og standarder. Det skal beskrives hvordan disse benyttes for å ivareta likestilling i daglige drift og personalpolitikk. Disse opplysningene kan for eksempel inneholde målsetninger, strategidokumenter, varslingsprosedyrer, rekrutteringsprosess, eller prinsipper for lønnsfastsettelse.

Arbeidsgiver skal også opplyse om hvordan den obligatoriske arbeidsmetoden etter likestillings- og diskrimineringsloven § 26 andre ledd, praktiseres. Her vil det være sentralt å si noe om hvilke risikoer som er identifisert og mulige årsaker til risikoene, jf. Bokstav a) og b) i arbeidsmetoden. Kravet er at det skal opplyses om arbeidet. Eksempler på dette er:

• Hvordan har virksomheten jobbet med aktivitetsplikten?
• Hvem har vært involvert?
• Hvilke analyser er gjort?
• Hva viser analysene?

Arbeidsgiver må gi en beskrivelse av, og opplysninger om, planlagte og iverksatte tiltak. Plikten gjelder alle diskrimineringsgrunnlag, og på alle områder av personalpolitikken, jf. Bokstav c) i arbeidsmetoden. Kravet er at det skal opplyses om tiltak. Eksempel på dette er:

• Beskrivelse av ulike tiltak for ulike personalområder. Med personalpolitikk menes for eksempel rekruttering, lønns- og arbeidsvilkår, forfremmelse, utviklingsmuligheter/opplæring, tilrettelegging og kombinasjon arbeid og familieliv.

Arbeidsgiver skal i redegjørelsen gi en vurdering av resultatene som er oppnådd. Det skal også opplyses om forventninger til dette arbeidet framover, jf. Også bokstav d) i arbeidsmetoden. Kravet er at det skal opplyses om resultater av arbeidet. Eksempel på dette er:

• Hva er oppnådd?
• Hvilke mål er ikke nådd?
• Hva mangler det informasjon om?
• Hvilke ambisjoner finnes for neste periode?

Lønnskartlegging er en lovpålagt plikt for arbeidsgivere som omfattes av redegjørelsesplikten beskrevet i §26 andre ledd. Formålet er å finne ut om det er systematiske forskjeller i måten lønn fastsettes for kvinner og menn i virksomheten. Slik kan det vurderes forebyggende tiltak. Virksomheter omfattet av redegjørelsesplikten skal publisere resultatene fra sin lønnskartlegging i årsberetning eller i annet offentlig tilgjengelig dokument. Lønnskartleggingen skal gjennomføres slik at de ansatte får mulighet til å sammenligne sin lønn med gjennomsnittet for egen stillingsgruppe. Lønnskartleggingen skal ifølge loven:

• gjøres minst annethvert år
• omfatte alle ansatte i virksomheten
• være gruppert etter likt arbeid og arbeid av lik verdi
• vise en sammenlikning av menns og kvinners lønn i hver stillingsgruppe
• oppgi lønnsforskjeller som kr eller andel
• vise fast lønn og tillegg, hver for seg eller samlet
• være utført i samarbeid med tillitsvalgte og ansattes representanter

Offentliggjøring i anonymisert form

Arbeidet skal skje i samarbeid med ansattes representanter. Det gjør at de ansatte sikres en mulighet for deltakelse og påvirkning ved planlegging og evaluering av lønnskartleggingen. For å kunne belyse lønnsforskjeller til arbeid av lik verdi, skal ansatte delta i vurderingen av hvilke stillinger som skal inngå i ulike stillingskategorier. For mer detaljer se informasjon om lønnskartlegging del 2 og lønnskartlegging del 3. Dere finner også mer informasjon på Bufdir sine hjemmesider.

Resultatet av lønnskartleggingen skal offentliggjøres, i anonymisert form, som en del av virksomhetens likestillingsredegjørelse. Dere må redegjøre for:

• lønnsforskjeller mellom kvinner og menn totalt (kvinners andel i kroner og/eller prosent av menns andel)
• lønnsforskjeller mellom kvinner og menn på ulike stillingsnivå/-grupper (kvinners andel i kroner og/eller prosent av menns andel)
• antall kvinner og menn på de ulike stillingsnivåene

Lønnskartleggingen skal vise lønnen til alle ansatte i virksomheten. Den skal være totalt og fordelt i stillingsgrupper etter hvem som gjør samme arbeid og arbeid av lik verdi. Derfor må de ansatte deles inn i stillingsgrupper. Alle stillingene skal med i inndelingen. Det bør også tas utgangspunkt i den inndelingen av stillinger som allerede brukes i virksomheten. De ansattes representanter skal være med i vurderingen av hvilke stillinger som hører til i hvilke grupper. Det er lovarbeidene til likelønnsbestemmelsen i § 34 i Likestillings og diskrimineringsloven som viser hvordan vurderingen kan gjøres.

• «Samme arbeid» er stillinger som har de samme kravene og hvor de ansatte gjør like oppgaver. Eksempel på det er to sykepleierstillinger som begge stiller krav om bachelorgrad og jobber på samme avdeling.
• «Arbeid av lik verdi» er arbeid som ut fra en helhetsvurdering av kompetansekrav til stillingen og andre relevante faktorer, som anstrengelse, ansvar og andre arbeidsforhold, kan anses som likeverdig. Kompetansekrav kan f.eks. være krav til utdanning eller kurs som kreves i de ulike stillingene. Anstrengelse peker både på fysisk belastning og krav om nøyaktighet i arbeidet. Det gjelder også psykiske belastninger, f.eks. i møte med kunder og brukere. Ansvar er blant annet hvor stor grad av selvstendighet stillingene krever. Men det er også oppgaver som fag- personal- eller budsjettansvar som inngår i ulike stillinger. Arbeidsforhold er andre sider ved stillingen som f.eks. tidspress, risiko, krav til fleksibilitet, prestasjonskrav, eller ubekvem arbeidstid.

Ulike stillinger skal vurderes opp mot hverandre

Vurderingen av hvilke stillinger som gjør arbeid av lik verdi er en helhetsvurdering. Man må etter beste evne vurdere om kravene til en stilling er like tunge som kravene til en annen stilling. Når ulike stillinger skal vurderes opp mot hverandre kan en stilling som krever lang utdanning og en stilling som krever lang og spesifikk arbeidserfaring etter en helhetsvurdering bli vurdert å kreve tilsvarende kompetanse. Stort ansvar på ett område kan vektes likt som tilsvarende ansvar på et annet område. Dette selv om de områdene stillingene har ansvar for er veldig ulike. Det finnes ikke noe fasitsvar for hvordan deres virksomhet skal vekte deres stillinger opp mot hverandre. Spørsmålet blir først satt på spissen hvis noen velger på klage på en urimelig lønnsfastsettelse. Da må den konkrete saken vurderes av Diskrimineringsnemnda.

Det er de objektive kravene til stillingen som skal vektlegges i vurderingen av om stillinger gjør arbeid av likt verdi. Det betyr at det ikke skal legges vekt på individuelle forhold hos bestemte ansatte som innehar stillingene akkurat nå. Eksempel på det er ansiennitet, eller kvaliteten på personens arbeidsutførelse.

Slik kan du dele inn i stillingsgrupper

• Start med å avdekke hvor mange unike stillinger dere har i deres virksomhet. Ta så utgangspunkt i det systemet dere allerede bruker. HR-rådgiver, regnskapsmedarbeider, sykepleier ved eldrehjem kan være eksempler på tre stillinger, men det samme kan førstekonsulent, rådgiver og seniorrådgiver.
• Involver ansattes representanter. Dette er ofte tillitsvalgte. Men der virksomheten ikke har tillitsvalgte kan et flertall av de ansatte utpeke representanter som skal delta i arbeidet.
• Finn ut hvordan dere skal evaluere de forskjellige stillingene opp mot hverandre. Dette for at dere skal komme frem til hvilke som utfører «samme arbeid» eller «arbeid av lik verdi». Noen velger å ta utgangspunkt i eksisterende stillingskategorier og tariffavtaler. Så diskuterer de seg igjennom de stillingene som havner i gråsoner. Noen velger å lage en poengskala for å rangere de forskjellige stillingene etter de fire kriteriene nevnt i loven. Noen lener seg på stemmegiving og konsensus blant representantene.
• Start tidlig, så du har mulighet til å innhente informasjon fra mellomledere eller lokale tillitsvalgte ved behov. Spesielt i større virksomheter sitter ofte ikke de som er ansvarlige for lønnskartleggingen på nødvendig kjennskap til kravene som stilles.
• Når dere har kommet frem til stillingsgruppene så vil oversikten gi dere et utgangspunkt for å sammenligne lønnsdata. Deretter vurderes om virksomheten fastsetter lønn uavhengig av kjønn.

Lønnskartleggingen skal vise hvor mange menn og kvinner det er i hver stillingsgruppe og totalt i virksomheten. Den skal også vise sammenlikning av lønnsopplysninger i stillingsgruppene. All lønn og annet arbeidsvederlag skal med virksomhetens likestillingsredegjørelse. Det betyr for eksempel at fastlønn, timelønn, faste tillegg, ulike bonuser, overtidsbetaling, ulike ytelser som dekning av arbeidsklær, telefon, telefonabonnement, firmabil, gruppelivsforsikringer, forsikringer og lignende skal med i oversikten. Departementet henviser til lønnsdefinisjonen som benyttes i A-ordningen. Som en hovedregel skal alle skattbare ytelser regnes med.

Der det er få kvinner og menn i en stillingsgruppe må arbeidsgiver ta hensyn til at lønnsopplysninger er en personopplysning.

Omregning til heltidsekvivalenter

Deltidsansattes lønn må regnes om til heltid, kalt en heltidsekvivalent. Slik får man grunnlag for å sammenlikne lønnen med ansatte i andre stillingsprosenter. Jobber noen i 50% stilling, må lønnen deres justeres opp for å gi et bilde av hva de ville tjent i full stilling. Omregning til heltidsekvivalenter gjelder også for enkelte typer tillegg og ytelser som avhenger av stillingsprosenten, slik som rene ulempetillegg som skift- og turnustillegg. Overtid skal normalt ikke regnes om til heltidsekvivalenter.

Der den ansatte har gått opp i lønn vil det være en riktig løsning å ta utgangspunkt i utbetalt lønn i året som var. Der den ansatte har gått over i ny stilling, er det viktig å omregne likt og konsekvent for alle ansatte. Det er to måter å gjøre dette på, og begge vil være riktige:

• Å beregne ut fra den stillingen man innehar ved årets slutt
• Å beregne ut fra den stillingen man har hatt størstedelen av året

Det er riktig at man kun teller hver ansatt én gang i kartleggingen. Dette selv om de kan ha hatt både to og flere ulike stillinger igjennom året.

Lønnsnivået i de ulike stillingsgruppene skal oppgis som et gjennomsnitt av menns og kvinners lønn i hver gruppe. Dette kan oppgis enten som kronebeløp eller med et forholdstall som viser kvinners lønn som andel av menns lønn. Dere kan velge om dere vil oppgi arbeidsvederlag samlet for alle lønnsarter, eller dele det opp. Dere kan da dele opp i for eksempel fastlønn, overtid, bonuser, andre ytelser mm.

Hva som gir det klareste bildet av lønnsforskjeller i virksomheten avhenger av to ting. Den ene, hva slags virksomhet dere har. Den andre, hva slags stillinger som gjør arbeid av lik verdi som er samlet i hver stillingsgruppe. Det å dele opp i flere lønnsarter, gir et tydeligere bilde av hva forskjeller skyldes. Resultatene av lønnskartleggingen skal anonymiseres på grunn av personvernhensyn. Husk at det er arbeidsgivers ansvar at ikke individuelle lønnsopplysninger fremgår av redegjørelsen. Dersom det er få lønnstakere i en stillingsgruppe, må man undersøke om publiseringen gir noen innsyn i individuelle lønnsopplysninger. Kan for eksempel noen i en gruppe regne seg frem til lønnsopplysninger som de ikke visste fra før? Personvernhensyn gjør at resultatet fra lønnskartleggingen ikke kan publiseres for bestemte stillingsgrupper. Til tross for dette skal ansatte i disse gruppene ha mulighet til å sammenlikne sitt lønnsnivå med gjennomsnittet i gruppen.

Vi har ansvar for veiledning og oppfølging av plikten. Ombudet har anledning til å gjennomføre oppfølgingsbesøk i virksomheter. Vi skal da gis tilgang til dokumentasjon som er relevant for å vurdere virksomhetenes arbeid med aktivitets- og redegjørelsesplikten. Ombudet har rett til innsyn i lønnskartleggingen, også når den ikke kan anonymiseres. Vi kan klage mangelfulle årsberetninger inn for Diskrimineringsnemnda.

Vi holder også kurs og foredrag om aktivitets- og redegjørelsesplikten dersom din virksomhet ønsker dette. I tillegg har vi våre faste digitale kursuker om likestilling i arbeidslivet hver vår og høst. Vi vurderer kurs og foredragshenvendelser fortløpende basert på kapasitet og tilgjengelighet. Send oss en henvendelse på post@ldo.no dersom du har ønsker om kurs eller foredrag.  

Du kan også lese mer om arbeidet med aktivitets- og redegjørelsesplikten på Bufdir sine hjemmesider.